Te presentamos aquí la serie especial de Webinars Gratuitos que denominamos "Pensar en el medio del vértigo".
En esta oportunidad, compartimos la grabación del segundo webinar..
En esta sesión Juan M. Bodenheimer, Director de Instare, compartirá diversas tecnologías y técnicas para poder mantenerse (bien) conectado y productivo.
En medio del cambio en el trabajo que impone la situación sanitaria actual, nos vemos exigidos a usar herramientas que antes no conocíamos o pensábamos que nunca íbamos a usar. El desafío de trabajar desde nuestras casas pareciera ser menor cuando apalancamos nuestro trabajo en recursos tecnológicos que nos ayudan a estar conectados, a compartir y a coordinar a distancia.
En estos tiempos recordar a Mintzberg es casi obligado. Él decía que vivimos en sistemas sociotécnicos, es decir en sistemas en los que confluyen los aspectos técnicos (organización del trabajo, de los procesos y de las prácticas), junto con los aspectos sociales. Justamente en un momento en el que se da prioridad a la productividad y al cumplimiento de los procesos y prácticas, no deben dejarse de lado los aspectos sociales. Diferentes autores y estudiosos reconocen que dedicarle tiempo al cuidado de las relaciones positivas entre pares y reportes es fundamental para contribuir al clima laboral, y en consecuencia a la productividad.
Para empezar, hay diversas alternativas para estar conectado con colegas y líderes: Skype, Teams, Zoom, Google Hangouts y Webex son solo algunas de ellas. Cada una de estas opciones da la posibilidad de conversar vía chat o video con otras personas, e incluso compartir información. Hay organizaciones que cuentan con tecnologías VOIP (Voice Over IP) mediante SIP (Session Initiation Protocol). Estas tecnologías permiten hacer llamadas como un teléfono fijo pero conectado desde cualquier lugar sólo usando un computador o incluso un celular. Sin importar la ubicación, se sigue usando el mismo número telefónico para llamar como para recibir llamadas.
La VPN (Virtual Private Network) es otro recurso que generalmente tienen medianas y grandes organizaciones para estar conectado al sistema de la empresa, aun trabajando de forma remota. Por ejemplo, enviar a imprimir desde tu ubicación un archivo en la impresora de la oficina es posible con mediante la conexión a la VPN. Si bien algunas de estas herramientas pueden ser desconocidas para algunos, lo importante es encontrar la forma de estar conectado. Además de estas, Whatsapp siempre resulta un recurso efectivo para hablar entre equipos de trabajo o incluso con clientes bajo la modalidad Business Whatsapp.
Otro tema importante en estos momentos es tener la posibilidad de compartir información. Para eso se puede recurrir por herramientas como Google Drive, One Drive o Dropbox. Cada una tiene sus ventajas y utilidades, pero en general todas sirven para generar carpetas o archivos compartidos y que todos puedan trabajarlos en conjunto y/o acceder a ellos con facilidad.
También hay tecnologías disponibles que nos ayudan a coordinar a distancia. Hay algunas que sirven para trabajar en proyectos (tareas a resolver y responsables): Basecamp, Asana y Trello. Slack es otro recurso para compartir ideas y experiencias, frecuentemente usado por comunidades de IT. Doodle es una herramienta para coordinar reuniones. Generalmente realizar esto de forma manual puede ser un desafío al intentar combinar los usos horarios y la disponibilidad de diferentes personas. Con Doodle simplemente se dan alternativas de días y horarios para reunirse y se envía un link a cada uno de los participantes de la reunión. Cada persona ingresa y marca en qué horarios puede y así se determina cuál es el mejor momento para que todos (o loa mayoría) participen de la reunión.
Una de las aplicaciones más usada en Instare es Google Keep. Es una herramienta sencilla y gratuita que permite centralizar y ordenar ideas y tareas por hacer, con la ventaja de estar conectada desde una computadora y/o desde un celular. Sirve para ir agregando en conjunto actividades por realizar e ir “tachando” o anulando tareas avanzadas o concluidas. Otro recurso que frecuentemente usamos cuando trabajamos a distancia es TeamViewer. Sirve para que una persona acceda a una computadora de otra persona desde cualquier lugar. Por ejemplo, ayudar a un reporte o colega con alguna dificultad que está teniendo en su máquina puede resolverse usando TeamViewer. Con otras funcionalidades está Zapier. Es una tecnología que permite conectar aplicaciones para evitar copiar información desde una aplicación a otra.
El listado podría seguir. Son muchas las herramientas que tenemos a disposición para cumplir con diferentes objetivos. Lo importante es acercarse a ellas y explorarlas para conocer todas las funcionalidades que ofrecen y así facilitarnos nuestro trabajo en medio del vértigo.
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Hay un sinfín de técnicas y herramientas que necesitás conocer. El trabajo remoto y teletrabajo tiene desafíos que necesitan procedimientos, técnicas y tecnologías específicas. ¿Cómo no perder el foco? ¿Cómo manterse conectados? ¿Cómo comunicar? ¿Cómo organizar el trabajo con otros? ¿Cómo interactuar?
Te compartimos en este webinar diversas alternativas que te pueden ser de ayuda o dar nuevas ideas.
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